Istotne informacje dotyczące prawidłowej archiwizacji dokumentów księgowych

Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ważkimi zadaniami. Mając firmę, nawet niewielką, bezsprzecznie mamy dużo rozmaitych dokumentów księgowych. Pożądane byłoby dowiedzieć się więc, jak wypada prawidłowo gromadzić tą dokumentację.

O dokumenty księgowe bezsprzecznie trzeba dbać, wskutek tego prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych ma istotne znaczenie. Naturalnie muszą być one porządnie ułożone i uporządkowane. Jeżeli o to nie zadbamy to w toku kontroli skarbowej mogą pojawić się spore uchybienia. Dokumenty rachunkowe to zwłaszcza księgi podatkowe, deklaracja vat (na jakiś zasadach działa deklaracja vat), rejestry, ewidencje, różnorodnego rodzaju faktury (na przykład faktura wewnątrzwspólnotowa), a także dowody księgowe albo sprawozdania pieniężne. Wskazane jest zadbać o to, aby w trakcie kontroli skarbowej dostęp do dokumentów był banalny i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli ekspresowo je znaleźć.

Konieczne jest też znalezienie na dokumenty stosownego miejsca, muszą być one bezpieczne i ochraniane przed niepowołanymi jednostkami, które nie powinny posiadać do nich dostępu. Zgubienie albo stracenie jakiegoś ważnego dowodu księgowego może mieć naprawdę poważne, wprost opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować w pojedynkę, zdołamy to powierzyć profesjonalnemu biuru rachunkowemu – czy archiwizacja dokumentów księgowych jest dla mnie. Mnóstwo przedsiębiorców decyduje się na to wyjście. Korzystając z oferty profesjonalnego, polecanego biura rachunkowego posiadamy pewność, że nasze dokumenty bezspornie są bezpieczne oraz odpowiednio poukładane. Do tego w razie konieczności, zawsze możemy mieć do nich łatwy, nieskomplikowany dostęp.

Dziś okazałą renomą cieszy się archiwizacja elektroniczna, chociaż ogromnie istotne jest to, aby dokumenty te były zapisane na trwałym nośniku. Dodatkowo właściciel powinien mieć też kopię takich dokumentów, dzięki czemu w wypadku zepsucia się jednego nośnika, wciąż będziemy posiadać do nich dojście i nie utracimy żadnych ważkich dokumentów księgowych – co to jest faktura wewnątrzwspólnotowa.